Hvordan en global leverandør bruker Timeular til å optimalisere prosessene og holde lønnsomheten oppe

Nadiya Eichberg er leder for batteritesting hos Kiwa, en uavhengig og upartisk global leverandør av tjenester innen testing, inspeksjon og sertifisering (TIC) i en rekke internasjonale markeder. Nadiya og teamet hennes tester og sertifiserer hovedsakelig litiumionbatterier, og utfører også miljøtesting av ulike komponenter.

Utfordringen: Å basere seg på prosjektestimater for å opprettholde lønnsomheten

Før Timeular ble implementert, hadde ikke teamene i Kiwa noen tidsregistrering, og de hadde derfor bare grove estimater av hvor lang tid hvert prosjekt de jobbet med, tok totalt.

For å sikre at de tok riktig betalt for prosjektene i forhold til arbeidsmengden, innså ledergruppen at de trengte et verktøy som gjorde det enkelt å spore tiden deres og få nøyaktige data for å forstå dette.

Løsningen: Bruk av Timeular for å raskt forstå hvordan du kan opprettholde lønnsomheten og forbedre prosessene

Ett team i Kiwa introduserte Timeular for sitt eget team, og basert på deres suksess og tilfredshet ble Timeular deretter rullet ut til alle teamene i Kiwa Primara-organisasjonen.

"Timeular er enkelt og veldig lett å bruke, så teamene tok det raskt i bruk. Det gjør det veldig enkelt for oss å se hvor vi kan optimalisere tiden og prosessene våre."

Kiwa-teamene begynte å følge med på tidsbruken for å se hvordan prisene de tok for prosjektene, var i forhold til hva de hadde planlagt og hva de forventet av arbeidsmengde.

Prosjektene er adskilt, og implementeringen av mappesystemene er forskjellig i de ulike avdelingene. Hver mappe har sitt eget sett med aktiviteter. Nadiyas team bruker aktivitetene for hvert prosjekt de jobber med, slik at det er raskt og enkelt for dem å registrere tiden sin. Noen team bruker også #hashtags og @mentions i mappene sine for å spesifisere oppgaven de gjør for hvert prosjekt, for eksempel "testing" eller "prosjektdokumentasjon".

Nadiya og teamet hennes bruker kontekstsporing til å fylle ut timelistene sine basert på hvor lang tid de bruker i apper og på nettsteder. Dette er spesielt nyttig når de har glemt å registrere tiden sin. Dette er bare én av Timeulars automatiske tidsregistreringsfunksjoner.

Når et prosjekt tar lengre tid enn forventet, kan Nadiya se på Timeular-dataene og finne ut hvorfor det tar lengre tid, og om det er behov for å justere prisene.

Nadiya sammenligner prosjektet med et fastprisprosjekt som allerede er bestilt. Der kan hun se at prisen forutsatte 40 timers arbeid, men at prosjektet endte opp med å ta 60 timer totalt.

Ved å sammenligne med et annet prosjekt med samme forutsetninger kan teamet justere prisene deretter. Dette gjør Kiwa i stand til å holde lønnsomheten oppe og synliggjør hvor det er behov for optimalisering.

Når et prosjekt tar for lang tid, bruker Nadiya Timeular til å identifisere hvilke oppgaver som tar for lang tid, og kan bestemme seg for hvordan hun kan spare tid ved å gjennomgå prosessene og gjøre forbedringer. "Takket være Timeular kan vi gjøre hver time mer effektiv."

Nadiya ser på dataene i Timeular hver måned og sender rapportene til ledelsen. Hun elsker innsiktsfanen og sier at "oversikten som gis, er veldig effektiv og visuell, noe som hjelper oss med å raskt finne den informasjonen vi leter etter."

Resultatet: strømlinjeformet optimalisering

Nadiya og teamet hennes er veldig fornøyde med Timeular, siden det er "veldig raskt og enkelt å bruke", og nå vet de hvor mye tid de har brukt i timer på hvert prosjekt, i stedet for bare estimater i uker som tidligere.

Nå har de full oversikt over nøyaktig hvor lang tid et prosjekt tar i sanntid, slik at de kan iverksette nødvendige tiltak for å optimalisere prosessene og holde lønnsomheten oppe.

Nadiya og teamet hennes ser frem til å ta i bruk flere av automatiseringsfunksjonene i tiden fremover, i arbeidet med å optimalisere prosessene sine ytterligere.